Aprende a gestionar los costos y gastos de tu empresa

Gestión de costos y gastos en un entorno cambiante de grandes retos económicos y financieros, las empresas deben desarrollar estrategias y tácticas que permitan  garantizar la sostenibilidad de los negocios, bajo unos escenarios de una alta competencia, alta volatilidad de las tasas de cambio y tasas de interés, bajo crecimiento en precios de venta, generación de ingresos a través del desarrollo de nuevos productos que implican cuantiosas inversiones en capital, egresos en publicidad y promoción para el posicionamiento de los productos, variaciones en las cargas impositivas para las empresas y en general, todo tipo de erogaciones propias para el desarrollo y gestión de las compañías.

Para lograr eficiencias organizacionales y productivas, cada vez cobra más importancia la implementación de herramientas de gestión que permitan la optimización y control de costos y gastos de las compañías, enmarcadas en efectuar una buena planificación y control de las erogaciones de recursos. Un eficiente proceso de gestión de costos y gastos no se debe sustentar exclusivamente en la reducción de los mismos, por el contrario, éstos deben estar alineados permanentemente con los objetivos y programas de desarrollo de negocios de la empresa. Es decir, toda erogación que efectué la organización deberá estar relacionada con futuros ingresos por operaciones, ser consecuente con las metas establecidas por la empresa y proporcionen beneficios económicos a todos los grupos de interés. 

La administración debe efectuar un monitoreo continuo de los costos y gastos, para el efecto cuenta con una serie de herramientas de gestión que le permiten la optimización de recursos como: La contabilidad administrativa, planeación financiera, presupuestos, indicadores de gestión, Balance Scorecard (Cuadro de mando Integral), entre otros. 

Para lograr eficiencias en la gestión de costos y gastos debemos tener inicialmente un adecuado entendimiento de los mismos, de tal forma que los clasifiquemos de acuerdo a su finalidad, naturaleza y responsabilidad a saber.

Compromisos para lograr eficiencia en costos y gastos:

La reducción de gastos tiene como objetivo final maximizar recursos y lograr mayor eficiencia en una empresa. Algunos pasos a considerar para iniciar este proceso son:

Conocer al detalle todos los gastos de operación.

Ejecutar las compras y gastos teniendo en cuenta las necesidades reales de la organización.

Desarrollo de proveedores y negociaciones que permitan economías de escala y ahorros en negociación.

Generar cultura del ahorro al interior de todas las áreas de la organización. Insistir en la responsabilidad del gasto a cada área de la organización.

Antes de adquirir o renovar maquinaria y equipos, efectuar el análisis detallado del costo-beneficio y diferentes mecanismos de financiación (ej. Leasing).

Ser exigentes en la elaboración de los presupuestos y su ejecución.

Control mensual de costos y gastos. Lograr cierres contables como mínimo el día 10 hábil del mes, para generar oportunidad en las decisiones y ejecución del gasto.

Diseñar mecanismos de compensación variable, medidos de acuerdo a los indicadores y resultados en el cumplimiento de objetivos de ahorros.

Efectuar análisis trimestral de las estructuras de costos y gastos y generar los correctivos en aquellas cifras que presenten desviaciones relevantes.

Cada cuenta deberá tener un responsable en su presupuestación y ejecución.

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