La movilidad es un motor indispensable para la operación de cualquier negocio que cuente con desplazamientos corporativos frecuentes. Sin embargo, la administración de los gastos de movilidad empresarial, que abarcan combustible, peajes, parqueaderos y pasajes de transporte, suele convertirse en uno de los rubros con mayor nivel de fuga presupuestal e ineficiencia administrativa.
El uso de dinero en efectivo, la recolección de recibos en papel y el reembolso manual de viáticos entorpecen la labor contable y dificultan la visibilidad en tiempo real sobre el consumo de cada vehículo o colaborador.
Implementar mecanismos de control permite a las áreas de Logística, Tesorería y Administración optimizar recursos y simplificar los procesos de legalización. Algunas claves para lograr una gestión eficiente son:
Retos frecuentes en la trazabilidad de combustible, peajes y transporte
Gestionar desplazamientos corporativos mediante métodos tradicionales genera cuellos de botella que afectan directamente la liquidez y la productividad de las organizaciones:
- Pérdida y deterioro de comprobantes: Las tirillas físicas de estaciones de servicio o peajes tienden a extraviarse o borrarse, impidiendo que el departamento contable aplique las deducciones tributarias correspondientes.
- Procesos manuales de legalización: La revisión individual de recibos por parte de auditoría consume horas de trabajo operativo y dilata el cierre contable del periodo.
- Falta de visibilidad sobre consumos atípicos: Sin monitoreo inmediato, resulta complejo detectar desviaciones en el consumo de gasolina, compras en comercios no autorizados o gastos fuera de la ruta operativa.
La importancia de fijar topes y límites de uso por vehículo o colaborador
El control de gastos de movilidad empresarial comienza antes de que el vehículo encienda el motor. Establecer políticas de uso parametrizables previene sobrecostos operacionales:
- Límites de saldo por categoría: Configurar montos máximos diarios, semanales o mensuales destinados exclusivamente al reabastecimiento de combustible o al pago de peajes.
- Restricción geográfica y por comercios: Restringir el uso de los fondos a estaciones de servicio o comercios aliados autorizados.
- Control por placa o usuario: Asignar tarjetas de combustible asociadas directamente a un vehículo o al perfil del conductor responsable.
Digitalización de soportes para agilizar procesos de auditoría y contabilidad
La transición hacia la gestión digital de gastos de transporte elimina la burocracia administrativa. Herramientas que capturan la información de la transacción en el momento en que ocurre permiten a Tesorería disponer de registros precisos sin esperar a final de mes.
Guías sobre eficiencia contable y legalización laboral publicadas por el portal Actualícese enfatizan que exigir la correcta digitalización de soportes y la delimitación clara de los gastos de transporte es indispensable para garantizar su deducibilidad fiscal y evitar que estos desembolsos se pongan en riesgo tributario ante la DIAN.
Control integral de desplazamientos a través de Peoplepass
Para dar respuesta a los desafíos de logística y tesorería, en Peoplepass estructuramos la solución especializada Línea Business, diseñada para centralizar y optimizar la administración de control de combustible para empresas y gastos de transporte corporativo.
Mediante la Línea Business, las organizaciones asignan recursos a través de tarjetas de combustible empresariales físicas o virtuales parametrizables en tiempo real. Permitiendo monitorear consumos, descargar reportes automáticos y facilitar la conciliación contable sin reprocesos manuales.
Optimizar la movilidad de tu equipo es el paso definitivo hacia la eficiencia presupuestal. Te invitamos a conocer nuestras tarjetas de la Línea Business y a leer en nuestro blog más estrategias sobre la optimización de costos logísticos.
