La clave no siempre está en cuánto pagas, sino en cómo estructuras la nómina. Descubre cómo la flexibilización salarial optimiza impuestos, aportes y bienestar de tu equipo sin incrementar el presupuesto.
Muchos salarios en Colombia rinden menos de lo que deberían, y casi nunca es porque sean bajos. El problema suele estar en cómo están armados. La flexibilización salarial reorganiza una parte del pago mensual de un colaborador, pasando de salario ordinario a beneficios que la ley no considera salario, como alimentación o bienestar. El colaborador sigue recibiendo el mismo dinero, solo que estructurado de una forma mucho más eficiente.
El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo lo permite desde hace más de treinta años, siempre que la empresa y el colaborador lo pacten por escrito. Esto no aplica solo a la alimentación; la misma lógica cubre los viáticos (transporte o gastos de representación) o los elementos de trabajo necesarios para cumplir sus funciones. Si el pago no busca enriquecer el patrimonio del colaborador, sino facilitarle su labor o mejorar su bienestar, la ley lo trata distinto al salario.
¿Y qué gana cada uno con esto?
- Para el colaborador: Termina con más plata disponible cada mes, porque esos beneficios no entran a la base de retención en la fuente. En un ejercicio con un salario de $8.000.000, reorganizar $2.400.000 en beneficios de alimentación y bienestar dejó a la persona con cerca de $284.000 más de flujo de caja al mes, sin que su ingreso total cambiara.
- Para la empresa: Gana por el lado de los aportes. Esos mismos pagos no entran a la base para calcular salud, pensión, parafiscales y ARL, por lo que cuesta menos sostener la misma compensación. En ese mismo ejercicio, el ahorro mensual para la empresa fue de cerca de $624.000.
Esto aplica a cualquier nivel salarial. En un salario integral de $27.500.000, reorganizar cerca de $4.700.000 en beneficios dejó a la persona un beneficio mensual cercano a $994.000 y a la empresa un ahorro de cerca de $1.257.000. La proporción cambia según el caso, pero la lógica de eficiencia se mantiene.
El impacto emocional: beneficios que se sienten
Hay algo más que casi nadie menciona: un beneficio que se usa se siente distinto a un aumento que se diluye en cuentas fijas. A diferencia de un aumento de salario ordinario, que muchas veces pasa desapercibido o se lo come la inflación en un par de meses, un beneficio flexible tiene un impacto diario y tangible.
Tampoco es lo mismo un vale que solo sirve en un comercio específico que una tarjeta con la que el colaborador puede comprar lo que necesite donde le quede mejor. Cuando el beneficio no tiene esa restricción, la persona lo usa de verdad: en el supermercado de la esquina, en la droguería o en la app que ya usa para hacer mercado. Ahí es cuando un beneficio se siente como beneficio real y no como una obligación antes de que venza.
Reglas claras para evitar riesgos con la UGPP
Esto no significa hacer lo que uno quiera con la nómina. Los pagos no constitutivos de salario no pueden superar el 40% de la remuneración total, según la Ley 1393 de 2010. Además, el beneficio de alimentación tiene su propio tope, y si se entrega en vales o tiquetes, debe administrarlo un tercero independiente, distinto de la empresa y de los comercios donde se usa.
Cuando esto queda mal armado, el problema aparece tiempo después, cuando la UGPP revisa la operación y reclasifica esos pagos como salario. Ahí no solo toca ajustar los aportes de los meses pasados, sino también pagar intereses de mora sobre esa diferencia. Lo que iba a ser un ahorro termina costando más de lo planificado. Por eso, vale la pena hacerlo bien desde el principio.
Hazlo simple con Peoplepass
En Peoplepass somos el tercero administrador que la ley exige para los vales de alimentación. Definimos los beneficios, los documentamos y nos aseguramos de que todo quede estrictamente dentro de los límites legales.
Del lado del colaborador, entregamos el beneficio en una tarjeta que puede usarse en la mayoría de comercios, sin amarrarlo a una lista corta de aliados. Y para tu empresa, esto significa menos trabajo operativo: desde una sola plataforma defines, entregas y controlas los beneficios de todo tu equipo, sin planillas paralelas ni procesos manuales.
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