Te explicamos, en palabras simples, cómo las empresas en Colombia pueden pagar menos cargas laborales de forma legal usando beneficios para sus empleados.
¿Por qué pagas tanto y aun así te cuesta retener a tu gente?
Las empresas en Colombia pagan muchos impuestos y costos por cada empleado. Eso es normal. Pero también quieren dar buenos beneficios para que la gente no se vaya a otra empresa.
La buena noticia es que estas dos cosas no son enemigas. La ley colombiana permite que una empresa pague menos cargas laborales, sin dejar de cuidar a sus empleados. Se llama planeación tributaria, y aquí te la explicamos fácil, sin tecnicismos.
¿Qué es la Planeación Tributaria?
La planeación tributaria explicada de forma simple es planear con tiempo cómo pagar menos impuestos, usando las herramientas que la misma ley te da.
No es hacer trampa. No es esconder plata. Es usar los beneficios que existen en la ley colombiana, de forma ordenada y correcta.
La DIAN (la entidad que cobra los impuestos en Colombia) permite que las empresas organicen sus pagos de la forma más conveniente, siempre y cuando todo sea real y esté bien documentado.
La diferencia entre hacer las cosas bien y hacer las cosas mal
Hay tres palabras que se parecen, pero significan cosas muy distintas. Es importante no confundirlas:
En resumen: la planeación tributaria es hacer las cosas bien, con reglas claras y documentos que lo demuestren.
El secreto mejor guardado: Cómo los beneficios reducen tus costos
Aquí está la parte más importante de esta guía. Presta atención, porque es donde tu empresa puede ahorrar de verdad.
La regla de oro: el Artículo 128
En Colombia existe una ley (el Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo) que dice algo muy útil: no todo lo que le pagas a un empleado es “salario”.
Si tú le das a tu empleado un beneficio —por ejemplo, un bono de alimentación o un premio por buen desempeño— y lo pactas por escrito como algo que no es salario, entonces ese pago no aumenta lo que tienes que pagar por:
- Salud y pensión (la parte que paga la empresa)
- Aportes al SENA, ICBF y Cajas de Compensación
- Cesantías
- Prima
- Vacaciones
Es decir: le das más beneficios a tu gente, y tu empresa paga menos cargas por ese dinero. Así de simple.
El límite que debes respetar: no puede ser más del 40%
Ojo, aquí hay una regla que no te puedes saltar. Existe otra ley (la Ley 1393 de 2010) que pone un límite: estos beneficios no pueden ser más del 40% del total que le pagas al empleado.
Si te pasas de ese 40%, lo que sobra sí tiene que pagar todas las cargas normales, aunque lo hayas pactado como beneficio.
¿Por qué es tan importante respetar este límite? Porque si no lo controlas bien, una entidad llamada UGPP puede revisar tu empresa, decir que hiciste mal las cuentas, y cobrarte todo lo que dejaste de pagar, más intereses. Por eso necesitas:
- Calcular bien el 40% para cada persona.
- Tener un documento firmado con cada empleado.
- Guardar todo ordenado, por si algún día te lo piden.
- Revisar y actualizar esto cada vez que cambie el salario.
¿Y cómo hago esto sin volverme loco calculando todo a mano?
Aquí es donde entra Peoplepass. Nuestras soluciones te ayudan a dar estos beneficios sin dolores de cabeza y sin errores:
- Tarjeta Market: le das el beneficio de comida a tus empleados, cumpliendo la ley, sin que sume a las cargas laborales.
- Línea Beneflex: entregas bonos y premios a tu gente, todo bien documentado y sin pasarte del límite.
- Tarjeta Vestuario: organizas el beneficio de dotación de forma correcta y ordenada.
Con Peoplepass, tu empresa no tiene que calcular todo a mano ni arriesgarse a cometer errores. Nosotros nos encargamos de que todo quede bien hecho.
Un ejemplo fácil de entender: Empresa A vs. Empresa B
Imagina dos empresas. Las dos le pagan a un empleado un total de $4.000.000 al mes.
¿Qué significa esto? La Empresa B paga cargas solo sobre $2.600.000, no sobre los $4.000.000 completos. Eso es un ahorro real para la empresa. Y el empleado no pierde nada: de hecho, normalmente le queda más plata para el día a día.
Ahora imagina eso multiplicado por 100, 300 o 1.000 empleados. El ahorro es grande.
Nota: los números exactos pueden variar según cada caso. Te recomendamos hablar con un asesor para calcular el número real de tu empresa.
Checklist: ¿Tu empresa lo está haciendo bien?
Responde estas preguntas con Sí o No. Si tienes 3 o más “No”, tu empresa está perdiendo plata o corriendo un riesgo.
- ¿Tienes documentos firmados con cada empleado que dicen qué es beneficio y qué es salario?
- ¿Revisas cada mes que ningún empleado supere el 40% en beneficios?
- ¿Guardas todos los papeles, por si te los piden en una revisión?
- ¿Tu área de Recursos Humanos y la de Finanzas trabajan juntas en esto?
- ¿Ya calculaste cuánto podría ahorrar tu empresa con esta estrategia?
- ¿Haces todo esto de forma organizada, o todavía usas hojas de cálculo hechas a mano?
- ¿Revisas esta estrategia cada año, o la dejas quieta sin actualizarla?
Preguntas Frecuentes
¿Es legal la flexibilización salarial en Colombia? Sí. Está permitida por el Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo. Solo tienes que hacerlo bien: por escrito y respetando el límite del 40%.
¿Cuánto es lo máximo que puedo dar en beneficios? No más del 40% del total que le pagas al empleado. Si te pasas, esa parte sí paga cargas normales.
¿Qué pasa si no hago bien los papeles? La UGPP puede revisar tu empresa y cobrarte todo lo que dejaste de pagar, con intereses. Por eso es tan importante tener todo documentado.
¿Cómo me ayuda Peoplepass con esto? Con Pass Alimentación, Pass Incentivos y Pass Dotación, que te ayudan a dar estos beneficios de forma ordenada, correcta y sin riesgo de errores.
Conclusión: Es más fácil de lo que parece
Pagar menos cargas y cuidar mejor a tu gente no son cosas opuestas. La ley colombiana ya te da las herramientas. Solo necesitas usarlas bien: con documentos claros, respetando los límites, y con ayuda de alguien que se encargue de que todo esté correcto.
¿Quieres saber cuánto podría ahorrar tu empresa? Contáctanos y te asesoramos
